Elk probleem kent vele oplossingen. Een businesscase opstellen is een goede methode om van tevoren de opties goed in kaart te brengen en in te schatten wat de mogelijke gewenste en ongewenste effecten zijn.
1. PROBLEEM. Stel vast welk probleem opgelost moet worden en wat er mis gaat als alles bij het oude blijft. Hoe scherper het probleem wordt beschreven hoe groter de kans op succes. Voorkom symptoombestrijding. Weet zeker dat het ‘echte’ probleem danwel samenhangende problemen aangepakt wordt.
2. METEN. Wat is de aard en de omvang van het probleem? Beschrijf dit SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Gebruik relevante en betrouwbare informatie in de grote hoeveelheid beschikbare data.
3. MOTIVATIE. Voor wie wordt er een probleem opgelost? De leden, (groep van) medewerkers, management of een combinatie? Betrek deze direct of indirect bij het schrijven van de businesscase, zorg voor een eigenaar van het probleem.
4. RISICO. Wees reëel over de kansen en risico’s. Onderschat deze niet. Laat ze zwaar meewegen in een go/no go besluit. Breng de risico’s bij veranderde omstandigheden opnieuw in kaart te brengen in combinatie met een go/no go besluit. Voorkom hoge foutkosten. Beter een project op tijd stoppen dan een project dat niet meer voldoet aan de eisen invoeren.
5. HELDER. Zorg voor een heldere organisatie, communicatie en besluitvorming. Voorkom ‘polderen’ waarin het resultaat van de businesscase suboptimaal wordt (van alles een beetje om zoveel mogelijk betrokkenen tevreden te stellen). Haal het oplossen van onduidelijkheden naar voren.
